Nota spese e rimborso delle spese istituzionali
Modalità operative per la richiesta di rimborso delle spese istituzionali
Questa pagina illustra le modalità operative per richiedere il rimborso delle spese sostenute nello svolgimento di attività istituzionali per conto dell’Ordine, in conformità al Regolamento per la disciplina delle indennità di carica e dei rimborsi delle spese di trasferta.
La nota spese è il documento con cui il soggetto autorizzato richiede il rimborso delle spese sostenute personalmente nell’esercizio dell’incarico istituzionale.
Le richieste di rimborso sono valutate nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, efficienza e trasparenza, secondo quanto previsto dal Regolamento dell’Ordine.
Spese rimborsabili
Sono rimborsabili esclusivamente le spese sostenute nell’ambito di attività istituzionali preventivamente autorizzate, ove previsto, direttamente connesse all’incarico svolto, sostenute personalmente dal richiedente e adeguatamente documentate mediante idonei giustificativi di spesa, purché rispettino le condizioni e i limiti previsti dal Regolamento.
| Tipologia di spesa | Indicazioni operative |
|---|---|
| Viaggio | Sono rimborsabili le spese relative ai mezzi di trasporto previsti dal Regolamento, purché documentate. L’utilizzo del mezzo privato, del taxi, dei parcheggi e dei pedaggi autostradali è ammesso esclusivamente nei casi previsti e autorizzati. |
| Vitto | Sono rimborsabili le spese di ristorazione sostenute durante la trasferta, entro i limiti economici previsti e purché documentate con ricevute o documenti fiscali idonei. |
| Pernottamento | Sono rimborsabili le spese di alloggio sostenute per esigenze connesse alla trasferta, nel rispetto delle modalità e dei limiti previsti dal Regolamento. |
| Iscrizione a convegni ed eventi | Le quote di iscrizione sono rimborsabili esclusivamente se preventivamente approvate dal Consiglio Direttivo e documentate mediante ricevuta nominativa. |
Attenzione
Non sono rimborsabili spese non autorizzate, non documentate o non inerenti all’attività istituzionale svolta.
Limiti principali
Le spese rimborsabili sono soggette ai limiti previsti dal Regolamento dell’Ordine.
| Tipologia | Limite massimo previsto |
|---|---|
| Pasto singolo | € 40,00 per persona |
| Pernottamento | € 150,00 per persona/notte, comprensivo di eventuale colazione e tassa di soggiorno |
Indicazioni importanti
Per consentire la corretta valutazione della richiesta di rimborso, è necessario osservare le seguenti indicazioni:
- gli importi eccedenti i limiti previsti dal Regolamento non sono rimborsabili;
- la documentazione di spesa deve consentire di identificare chiaramente la natura della spesa e la sua riferibilità all’attività istituzionale o alla trasferta;
- scontrini o altri documenti di spesa con descrizioni generiche, incomplete o non riconducibili alla spesa sostenuta potrebbero non essere sufficienti ai fini del rimborso e potranno essere oggetto di richiesta di integrazione documentale o di mancato riconoscimento della spesa;
- eventuali situazioni eccezionali devono essere preventivamente sottoposte agli organi competenti, secondo quanto previsto dal Regolamento.
Approvazione preventiva delle spese
Sono rimborsabili esclusivamente le spese preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo, previa verifica della disponibilità economica da parte del Tesoriere, secondo quanto previsto dal Regolamento dell’Ordine.
L’obbligo di autorizzazione preventiva si applica anche ai componenti del Collegio dei Revisori, ai rappresentanti dell’Ordine presso commissioni, enti e organizzazioni e agli iscritti incaricati di specifiche attività istituzionali.
Richiesta di autorizzazione alla trasferta
I collaboratori, i componenti delle Commissioni d’Albo e i Revisori dei Conti devono trasmettere la richiesta di autorizzazione alla trasferta almeno 15 giorni prima della data prevista.
La richiesta deve contenere:
- luogo della trasferta;
- periodo e durata;
- motivazione dell’incarico;
- mezzo di trasporto previsto.
I componenti del Consiglio Direttivo non sono tenuti a richiedere l’autorizzazione preventiva, fermo restando l’obbligo di rendicontare le spese sostenute secondo le modalità previste dal Regolamento.
Durante la trasferta
Modalità di pagamento e conservazione della documentazione
Le spese devono essere sostenute esclusivamente mediante strumenti di pagamento elettronici.
I pagamenti effettuati in contanti non sono rimborsabili, salvo eventuali eccezioni espressamente previste dal Regolamento.
Il richiedente è tenuto a conservare tutta la documentazione relativa alle spese sostenute e a verificare che sia completa, leggibile, riferibile all’attività istituzionale svolta.
Presentazione della richiesta di rimborso
Entro 15 giorni dalla conclusione della trasferta, il richiedente deve trasmettere alla Segreteria dell’Ordine la documentazione completa, che sarà sottoposta al Tesoriere per le verifiche e gli adempimenti di competenza.
La richiesta deve contenere:
- modulo nota spese debitamente compilato e sottoscritto dal richiedente il rimborso;
- informativa sul trattamento dei dati personali allegata al modulo e sottoscritta dal richiedente per presa visione;
- indicazione delle coordinate bancarie (IBAN) per l’accredito della somma rimborsata;
- giustificativi delle spese sostenute, quali ricevute fiscali, fatture, scontrini, biglietti o altra documentazione prevista dal Regolamento.